第一章总则

第一条为适应中共山西农业大学委员会工作的需要，促进党委公文处理工作的科学化、制度化和规范化，根据《中国共产党机关公文处理条例》制定本规定。

第二条学校党委公文是学校党委实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策和校党委决策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

第三条学校党委的公文处理包括公文的拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

第四条学校党委的公文处理应坚持实事求是的原则，严格按程序和本规定进行，做到准确、及时、安全、保密。

第五条党委办公室负责学校党委的公文处理工作，并对党委各部门和全校各党总支、直属党支部的公文处理工作进行业务指导。

第六条公文处理工作是一项政策性、时间性、准确性及保密性等方面要求很高而又十分具体细致的工作，学校党委各部门和基层党组织必须高度重视，指定有较高的政治和业务素质的秘书人员具体负责公文处理工作，并逐步改善办公手段，努力提高工作效率和质量。

第二章公文种类

第七条学校党委的公文种类主要有:

(一)决议     用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。

(二)决定     用于对重要事项作出决策和安排。

(三)意见     用于对重要问题提出见解和处理办法。

(四)通知     用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

(五)通报     用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(六)报告     用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

(七)请示    用于向上级机关请求指示、批准要求。???????

(八)批复    用于答复下级机关的请示。

(九)规定    用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(十)细则   用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和上级党委、纪委及上级党委各部门制定、发布的党内法规提出贯彻实施意见。

(十一)函   用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

(十二)会议纪要   用于记载会议主要精神和议定事项。

第三章公文格式

第八条学校党委的公文一般由版头、份号、密级、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

(一)版头    由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部；联合行文，版头用主办机关名称。

(二)份号    公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。

(三)密级    公文的秘密等级。公文的密级分为绝密、机密、秘密。有秘密事项的公文应确定密级，并标注于版头印发公文的左上方。

(四)发文字号    由发文机关代字、发文年度号和发文顺序号组成。联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。其中，学校党委或党委、行政联合制发的文件，代字用“校党字”；党委办公室制发的文件，代字用“校党办字”。发文年度号和发文顺序号用阿拉伯数字，发文年度号标注在六角括号内。

(五)签发人    由“签发人”三字加冒号和签发人姓名组成。上报公文应标注签发人姓名。签发人设在发文字号右侧，与发文字号对称。

(六)标题    一般由发文机关名称(全称或规范化简称)、公文主题和文种组成，位于横隔线下方，居中排印。联合行文时，发文机关的名称均应列出。

(七)主送机关    主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称；普发性公文，主送机关名称应规范、稳定。主送机关位于标题的下方，正文的上方，顶格排印，后面加冒号。决议、决定、意见、规定、细则、会议纪要、工作要点等文种，不标注主送机关；通报一般不标注主送机关。

(八)正文     公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于标题或发文字号下方。正文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。公文应尽量避免采用多层次结构。

(九)附件     对正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主件装订在一起。有附件的公文应在正文之后，发文机关署名之前注明附件的名称。有两个以上附件时，正文后的附件名称前和各附件首页的左上方应注明顺序号，各附件的首页均应另起一页开始排印。转发、印发的公文，不属附件，应在“通知”之后，另起一页开始排印。

(十)发文机关     署名应用全称或者规范化简称，位于正文的右下方，与正文的末行一般隔两行。

(十一)成文日期     一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等以通过的日期为准；联合行文，署最后签发领导人的签发日期。成文日期要用汉字写全年、月、日，标注在文件最后一页的右下方。

(十二)用印     学校党委的公文除会议纪要外，其他的都应加盖发文机关印章。用印位置在成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。

(十三)主题词    按照《中共中央办公厅关于印发〈公文主题词表〉的通知》和中央办公厅秘书局编印的《〈公文主题词表〉(修订本)》标注，位于末页下端抄送机关或印制版记上方。

(十四)抄送机关    指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注于印制版记上方，主题词下方，并用横线与主题词和印制版记隔开。抄送机关名称前标明“抄送”二字并加冒号。

第九条公文底稿一律用符合存档要求的钢笔书写，从左至右横写横排，公文纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。

第十条学校党委的公文报头的主要形式及适用范围:

(一)《中共山西农业大学委员会文件》用于传达、贯彻上级党组织和学校党委的方针、政策，决定重大事项，部署重要工作，批转下级机关的重要报告，批复请示等。

(二)《中共山西农业大学委员会办公室文件》用于根据授权，传达学校党委的决定，答复学校基层党组织的请示，转发上级机关、不相隶属机关和党委各部门的公文，批转下级机关的报告，向上级机关请示报告工作。

第四章   行文规则

第十一条行文应确有必要，注重实效，严格控制数量，力求简短。

第十二条学校党委的公文行文关系的确定:

(一)向上级机关行文，只主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过的上级机关。

(二)党委办公室根据党委授权，可向全校各党总支、直属党支部和相关部门行文。党委各部门不得对各党总支、直属党支部发布指示性公文，如对有关工作作出的决策必须由党总支、直属党支部执行，须经党委同意后由党委办公室转发。党委各部门之间对有关问题未经协商一致，不得将起草的公文送签。

第五章公文校核

第十三条党委各部门起草的公文文稿，经分管领导同意后，送党委书记审批之前，须经党委办公室核稿并由公文拟稿部门指定专人负责文稿校对工作。公文校核要保证公文质量。公文校核的内容是:

(一)报批程序是否符合规定；

(二)是否确需行文；

(三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；

(四)涉及有关部门的事项是否经过协商并取得一致意见，履行了会签手续；

(五)所提措施和办法是否切实可行；

(六)人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合本规定。

第十四条对确无必要行文的公文文稿，应提出不予行文的建议并说明情况，报有关领导人审定。经领导批准不予行文的，应终止核稿。

第十五条文稿如需作较大修改，应与起草单位协商或请其修改。

第十六条代拟的文稿应由工作主管部门的秘书人员校核。校对人员未经有关领导和核稿人同意，不得在校对过程中擅自改动原稿内容。

第六章公文签发

第十七条公文须经学校领导人审批签发。公文签发的权限是:

(一)学校党委向上级机关的行文和下发的重要公文和处理日常工作的公文，由党委书记或党委书记委托主持工作的副书记签发。

(二)党委办公室根据党委授权发布的公文，一般由党委办公室主任签发。

(三)党政联合行文须经有关部门的领导人会签，最后由党委书记和校长签发。

(四)领导人签发公文，用钢笔或签字笔(不用圆珠笔或铅笔)明确签署意见，并写上姓名和时间。

第七章公文办理

第十八条公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅(传批)、承办和催办等程序；发文办理包括公文起草、校核、签发、复核、登记、印制和分发等程序。

(一)签收、登记    收到有关公文要进行查对、签收、登记。收文登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、主送机关、份数、收文日期等逐项填写清楚。

(二)拟办   党委办公室对需要办理的公文逐件提出办理意见，送领导人批示。

(三)请办   党委办公室将需要办理的公文请主管领导人批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应指明主办部门。

(四)分发   党委办公室根据有关规定或领导人批示将公文分送有关领导人和部门。

(五)传阅(传批)   对需送几位领导人传阅或传批的公文，党委办公室应及时送有关领导人批示。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向，并在《文件处理卡片》上作好记录，避免漏传、误传或延误。

(六)承办     主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属本部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理；凡需报请上级机关审批的事项，承办部门应提出处理意见，并代拟文稿，一并送请上级机关审批。

(七)催办    党委办公室对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文应及时催办，对一般公文应定期催办，并随时或定期向领导人反馈办理情况。

(八)复核    党委办公室在公文送印之前，应对公文的审批手续、文种、内容格式等进行复核。复核时，如对公文的内容作了实质性修改，须报请原审批领导人复审。

(九)印制    应做到准确、及时、规范、安全、保密。

第十九条在公文办理过程中，应使用符合存档要求的书写、印刷材料。凡需存档的文字材料，不应用铅笔、彩色笔、圆珠笔书写，也不应用色带打印。需要送请领导人阅批的传真件，应复制后办理。

第八章公文管理

第二十条学校党委的公文发给各级基层党组织统一管理。秘书工作人员应按照既发挥公文效用又有利于公文保密的原则，切实做好公文管理工作。

第二十一条复制上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或授权。翻印件应注明翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应加盖复印机关戳记。复制的公文应与正式印发的公文同样管理。

第二十二条学校党委各部门秘书工作人员应按规定对秘密公文进行清理、清退，并向主管机关报告公文管理情况。

销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由党委办公室组织两人监销，保证不丢失、不漏销。任何个人不得擅自销毁公文。

第二十三条部门合并时，全部公文应随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文立卷后按有关规定移交档案部门，其他公文按有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时，应将本人保管、借用的公文按有关规定移交、清退。

第九章公文立卷和归档

第二十四条公文办理完毕后，各部门应确定人员按照档案管理的有关规定，将公文的定稿、正本和有关材料(包括音像材料〉收集齐全，立卷归档。个人不得保存应归档的公文及有关材料。

第二十五条两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关立卷归档，相关机关保存复制件。机关领导人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职的机关立卷归档。

第十章公文保密

第二十六条公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，遵守党的保密纪律，确保党和国家及学校秘密的安全。

第二十七条拟制公文时，应根据公文的内容和工作需要，严格划分密与非密的界限；对需要保密的公文，党委办公室要根据有关规定准确标注其密级。

第十一章附则

第二十八条本规定自发布之日起施行，由党委办公室负责解释。